Как составить смету в Excel

Как составить смету в Excel

Если ваш бизнес нуждается в простом и эффективном приложении для составления строительных и иных смет, то, описываемое ниже приложение для Excel, должно вас заинтересовать.

Функциональность

Составление смет из готовых элементов

Хранение нескольких смет в одном файле Excel

Экспорт во внешнюю таблицу Excel для отправки клиенту, дальнейшего редактирования или печати

Приложение оптимизировано с целью сокращения ручных операций

Ведение сопутствующих справочников помещений, объектов ремонта, видов работ, конечных (элементарных) работ

Условия работы

Программа должна работать в MS Office 2007 и лучше. Обязательно включайте макросы.

Интерфейс пользователя

Основой является многостраничная форма, запускаемая с листа Старт , которая ведёт вас по этапам хорошо структурированного процесса создания сметы. Этапы следующие:

Ввод информации о назначении составляемой сметы.

Выбор ремонтируемых помещений. Ввод их площадей.

По каждому помещению указывается, так называемые, объекты ремонта , — то есть, что именно будет ремонтироваться: пол, стены, потолок, электрика, сантехника.

По каждому помещению и объекту ремонта выбирается набор видов работ . Например, для «ванная — пол» можно выбрать «плитка напольная». Каждый вид работ автоматически подтягивает за собой набор элементарных работ (технологических операций), из которых состоит тот же процесс укладки плитки.

Финальный просмотр и редактирование набора работ

Эспорт во внешнюю таблицу, печать, отправка по почте.

Страница Сметы

Экран предназначен для получения информации о наборе смет , которые уже созданы и хранятся в данном файле, а также тут сосредоточены возможности по манипулированию сметами: редактирование информации по смете, удаление более ненужных смет, экспорт во внешнюю таблицу.

В разделе Сохраненные сметы можно и нужно выбирать смету, с которой вы собираетесь работать.

Кнопка Создать добавляет новую смету, активируя поля для ввода информации: Клиент , Сметчик , Адрес , Комментарий . После заполнения данных полей следует нажать кнопку Сохранить .

Кнопка Изменить активирует возможность для внесения изменений в поля Клиент , Сметчик , Адрес , Комментарий . После изменения данных полей также надо нажать Сохранить .

Кнопка Удалить удаляет подсвеченную смету.

Подсветив нужную смету, переходите на следующий экран.

Страница Помещения

На этом экране необходимо выбрать помещения , которые будут ремонтироваться. По каждому помещению можно указать пользовательское имя, которое поможет понять, о чём идёт речь. Например, если в доме 2 ванных, то вы можете указать им дополнительные имена, к примеру, «верхняя» и «нижняя». Эта информация будет указываться на последующих экранах программы. По этой же причине нет особого смысла иметь отдельные типы помещений, как то: «гостиная», «спальня» и другие. Проще иметь тип «помещение», а в пользовательском имени указывать его конкретное назначение.

Список выбора Доступные помещения отображает все варианты помещений, имеющихся в соответствующем справочнике настроек программы. Выбор нужного помещения осуществляется при помощи кнопки со значком «больше» (находится справа от списка).

Список выбора Выбранные помещения показывает, что вы уже добавили в эту смету, какие пользовательские имена присвоили, а также какие площади указали. Удалить помещение из этого списка можно при помощи квадратной кнопки со значком «меньше».

Поля ввода площадей находятся внизу. Рекомендуется кликнуть мышью на поле Пользовательское имя , ввести имя, нажать кливишу табуляции на клавиатуре, тем самым вводится и имя и курсор переводится на следующее поле. Там вы вводите площадь и опять нажимаете табуляцию и так далее.

Не рекомендуется переходить на следующие экраны, не введя площади помещений.

Если вы хотите, чтобы помещения появлялись в смете в определенном порядке, то вы можете его установить при помощи соответствующих кнопок справа от списка.

Страница Объекты

Данный экран позволяет для каждого помещения, выбранного на предыдущем шаге, указать объекты ремонта: пол, стены, потолок и др.

В списке Выбранные помещения становимся на помещение, для которого нужно выбрать объект ремонта.

В списке Доступные объекты выбираем нужный и добавляем его уже знакомыми вам кнопками в список справа.

Список Выбранные объекты показывает объекты только для текущего помещения. Также возможна сортировка, если это необходимо.

Страница Виды работ

На этом экране для каждой комбинации помещение — объект выбираются виды работ . Этот экран сильно экономит время за счёт того, что вы видите только те работы, которые применимы к выбранному объекту. То есть, выбрав «ванная — пол», вы увидите только виды работы, характерные для пола ванной, а не длинный список всех возможных работ. Приёмы работы тут аналогичны предыдущим. Пройдитесь по всем комбинациям помещения — объекты (крайний левый список), чтобы убедиться, что вы везде что-то выбрали (в крайнем правом списке).

Страница Конечные работы

Тут вы финально просматриваете список конечных элементарных работ, убеждаетесь, что есть цены и что есть количества.

Верхний список содержит все выбранные ранее комбинации помещения — объекты — виды работ .

Список Выбранные работы во второй колонке содержит цену (как правило, за квадратный метр), а в третьей колонке — количество (как правило, площадь соответствующего помещения). Внимание: если на этапе выбора помещения не указать площади, то тут в колонке количества вы увидите нули и вынуждены будете вручную их указывать, либо можно вернуться и ввести площади для помещений, а затем удалить и выбрать заново все пострадавшие виды работ.

Чтобы ввести другое количество, надо встать на нужную строку списка и нажать Enter. Далее в появившемся окне ввести нужное количество и нажать Enter 2 раза. Используйте клавиатуру, не надо тискать мышку без особой необходимости.

Цены здесь изменить нельзя. Если у вас несколько наборов цен, то единственный вариант иметь несколько таких файлов с разными уровнями цен. Однако, вы сможете исправить что угодно во внешнем Excel файле после экспорта сметы.

Экспорт сметы

Проверив смету, возвращайтесь на первый экран и нажимайте кнопку Сформировать смету . Откроется ещё один Excel файл, который содержит проэкспортированную смету в формате, пригодном для отправки клиенту. Этот файл сохраняется в той же папке, что и файл по работе со сметами.

Тут можно менять что угодно, но разумеется это уже никак не повлияет на смету, запечатленную в основном хранилище. Поэтому рекомедую редактировать конечные сметы только в крайнем случае, так как это ведет к росту ручных операций. Если вы знаете, что у вас в настройках главного файла что-то не то в справочниках, то надо наводить порядок именно в них, а не вносить ручные изменения в конечных сметах.

Справочники помещений, объектов и видов работ

В первую очередь обратите внимание на то, как надо удялять строки из таблиц справочников. Встаём на строку, которую следует удалить, нажимаем на ней правую кнопку мыши, выбираем Удалить — Строки таблицы .

Новые строки просто добавляются под таблицей и таблица их сама втягивает в себя и форматирует.

Столбец KEY вообще не трогайте, он обслуживается автоматически.

Порядок следования строк регулируется значением в поле Порядок . Если вы добавили новую строку в конец таблицы, то оставьте пустым поле KEY , а в поле Порядок укажите, например, 15, если хотите, чтобы эта строка стояла между строками, имеющими порядок 10 и 20. Если после этого перейти на другой лист и вернуться, то вы увидите, что ваша новая строка получила уникальный номер KEY и встала там, где вы запланировали, однако значения столбца Порядок пересчитались, чтобы между строками была разница равная 10.

Справочник Помещения — следует добавлять только такие помещения , для которых характерны какие-то уникальные виды работ. Например, если вы в своем арсенале имеете работы, которые подходят только для кухни и нигде более не применяются, то вы можете создать отдельный тип помещения «кухня». Если же таких работ нет, то рекомендуется использовать универсальный тип Помещение.

Справочник Объекты — изменяйте только в случае крайней необходимости, он уже содержит всё, что необходимо.

Справочник Виды работ — содержит все укрупненные виды работ, которые вы предлагаете своим клиентам. Например вид работ «наклейка обоев» по технологии подразумевает под собой несколько операций по грунтовке, штукатурке, шпаклёвке, поклейке и т.д. Поэтому вводится понятие вид работ, которое однозначно определяет под собой несколько элементарных операций. При составлении сметы мы для ускорения дела оперируем готовыми «блоками» видов работ, которые состоят из отдельных кирпичиков работ.

Помещение и объект с именами _ВСЕ_ (KEY=0) является зарезервированными, трогать их нельзя.

Справочник конечных работ

Все элементарные работы указываются в этом справочнике. Тут и только тут мы указываем цену за квадратный метр или за операцию. Обратите внимание на поле Количество из:

Значения Площадь потолка , Площадь пола , Площадь стен — обязательно указывать для работ, которые относятся к объектам Потолок , Пол , Стены . Если у вас есть работа по шпатлевке, и вы её делаете и для потолка, и для пола, и для стен, да ещё и по одной и той же цене, то вы всё равно должны создать 3 разных работы с разными типом в поле Количество из. В имени работы есть смысл указать што это шпатлевание потолка, шпатлевание стен и т.д.

Ручной ввод (0) — это такая работа, которая будет добавлена в смету, но получит количество 0 (ноль). Применяется для редко встречающихся, но теоретически возможных работ. Такие работы вы потом руками проинициализируете нужным количеством, либо вообще удалите.

Ручной ввод (1) — это, как правило, операции (не площадные работы) типа установка унитаза, ванны и пр. Работа добавляется в смету с количеством 1.

Если работа участвует в нескольких видах работ, то в справочники собственно работ её надо иметь в единственном экземпляре, чтобы не плодить дублирующиеся записи.

Сопоставление помещений и объектов ремонта

До этого момента мы создавали разрозненные справочники. Сейчас настал момент их сопоставления. Тут мы сопоставляем помещения и объекты ремонта в этих помещениях. Делается это для облегчения последующего процесса составления смет. Например, объекты Сантехника не надо привязывать к жилым помещениям, чтобы по выбранному помещению вы видели только те объекты, которые вы готовы ремонтировать.

Можно использовать служебные значения _ВСЕ_ как для помещений, так и для объектов. Например, «Ванная — _ВСЕ_» — означает, что для ванных могут применяться любые описанные объекты ремонта.

Сопоставление видов работ, помещений и объектов ремонта

Это (смотри предыдущий рисунок), можно сказать, самый главный справочник. Он определяет для каких комбинаций «помещение — объект ремонта» могут применяться определенные виды работ. Например, вид работ «обои» применяется только к помещениям, да ещё обычно только к стенам. Поэтому надо внести запись: Обои — Помещение — Стены. Таким образом, на экране Виды работ вы для комбинации Помещение — Стены увидите доступный вид работ Обои. А если не сопоставите в данном справочнике, то не увидите ничего.

Сопоставление видов работ и конечных работ

Над определить из каких работ состоят виды работ. Тут, кажется, всё ясно.

В случае проблем

Если вам кажется, что программа ведет себя странно, то первым делом закройте форму работу со сметами (только форму, а не весь файл) и откройте её заново.

Не забывайте сохранять основной файл при выходе из Excel.

Если вы внесли изменения в справочники, то это НЕ ВЛИЯЕТ на ранее сохраненные сметы. Они остаются такими ми же, какими были на момент своего создания. И это хорошо.

При внесении изменений в смету на экранах Помещения и правее все производимые изменения сохраняются автоматически. Кнопку Сохранить на экране Сметы нажимать не надо, однако, при выходе из Excel не забудьте сохранить файл.

Файл для скачивания

Версия 0.30

Как приобрести программу

Скачанная программа работает в полнофункциональном режиме с ограничением в 50 запусков. То есть на 51-й раз программа перестанет запускаться.

Продолжить работу можно, приобретя код активации. Стоимость кода 1000 руб на 1 компьютер. Код привязывается к аппаратуре компьютера, поэтому программа не запустится на другом ПК с чужим кодом.

При запуске программа создаёт в той же папке файл hello.txt, содержащий зашифрованный идентификатор вашего компьютера. На основе этого кода я создаю вам ответный код. Он присылается вам в файле reply.txt, который вы кладёте в то же место и программа начинает работать без ограничений по запускам.

При приобретении более 5 экземпляров скидка 20%, более 10 — скидка 40%.

Если вы сменили компьютер, то обновить код вы можете за 25% стоимости не ранее, чем через год после приобретения предыдущего кода.

Оплата по этим реквизитам в комментарии к платежу хорошо бы указать ваш адрес электронной почты

Письмо на почту db@perfect-excel.ru с вашего адреса (адрес будет вашим дальнейшим идентификатором)

Тема (subject) письма должна быть «SMETA»

Тело письма должно содержать первой строкой дату и время совершения платежа, например: «12.05.2017 13:43»

Как проверить или самостоятельно составить смету на ремонт

Смету можно назвать дорожной картой вашего ремонта. Лучше оформить её как официальный документ — приложение к договору с подрядчиком. Во-первых, вы узнаете, сколько предстоит потратить. Во-вторых, зафиксируете стоимость работ — мастер или прораб не сможет превысить бюджет без согласования с вами.

Ещё один плюс — если случится конфликт и дело дойдёт до суда, у вас будет аргумент для защиты своих интересов.

Андрей Лепесей эксперт в строительстве и сметном деле

4,88 33

Открыть анкету

Советую предварительно, ещё до сметы, заказать дизайн-проект. Так вы продумаете, что и как будет выглядеть, затем сможете составить рабочую документацию на все коммуникации и уже потом посчитать, сколько нужно потратить. Если нарушить этот порядок, впоследствии может всплыть куча непродуманных вещей, например выяснится, что люди не посчитали необходимое количество и расположение розеток.

Смета позволяет составить список работ в соответствии с хронологией процесса. Это полезно — вы будете понимать, что происходит на каждом этапе ремонта, сможете планировать поставку материалов и оплату работ. И избежите «сюрпризов» вроде испачканных при покраске стен дверей — так бывает, если нарушить последовательность этапов ремонта.

Ровшан Умаралиев строитель и составитель смет со стажем

4,64 70

Открыть анкету

Последовательность — это важно. Если вы привезёте все материалы сразу, то их просто негде будет хранить. А во время демонтажа или черновых работ их могут повредить. Информация о том, в каком порядке нужно выполнять работы, есть в интернете.

Как оформить смету

Составить смету можно в специальных программах вроде «ГРАНД-Смета», «Смета.РУ», «Гибкая смета», но для частных лиц и новичков вполне подойдёт обычный Excel. Таблицу можно оформить в несколько колонок, например: наименование, единица измерения, количество, цена и сумма. Отдельно можно предусмотреть колонку для скидки на материалы или конкретный вид работ.

— Сметы на разные виды работ можно объединить в один файл, если это небольшой объект, например квартира. А если ремонтируете несколько квартир или большой частный дом, то эти сметы лучше разделить: часто подрядчики — узкие специалисты, им удобнее иметь свой план, чтобы не выискивать свои позиции в общем. Кроме того, смету можно разделить на разделы: подготовительные, черновые работы, электрика, канализация, отопление, вентиляция и так далее, — советует Андрей Лепесей.

До расчётов нужно провести точные замеры помещения. Часто планы квартиры, которые предоставляют в БТИ, отличаются от реальных параметров на десятки сантиметров. Точные замеры можно сделать с помощью лазерной рулетки или механической линейки, предварительно освободив помещение от встроенных шкафов, мебели. После ремонта пространство может несколько уменьшиться, поэтому технику и мебель заранее лучше не заказывать.

— Если вы хотите, чтобы на ваш заказ откликнулся специалист, который сможет качественно составить смету, правильно указывайте в заказе сметно-нормативную базу. Для частного лица это почти всегда коммерческая смета в формате таблицы Excel, для госзаказов — ГЭСН, ФЕР, ТЕР, которые считаются в специальных сметных программах. «Индивидуальной» сметной базы, как считают многие клиенты, не существует, — объясняет специалист в составлении смет Надиря Нежданова.

Частые ошибки

Неопытные люди часто не учитывают в смете стоимость доставки материалов, вывоза строительного мусора, для которого нужно заказывать специальный контейнер. Или забывают, что в помещении, возможно, нужно установить счётчики или заменить входную дверь.

Влияет на стоимость работ и сезонность: например, если ремонтировать фасад дома зимой, понадобится нагревающее оборудование. Иногда ещё нужно позаботиться о том, где разместить строительную бригаду.

— Люди очень часто закупают слишком много материала. А в строительстве, например, это немалые деньги. Если вам нужно 10 кубов доски, а вы возьмёте 15, разница в цене будет существенной. Конечно, можно закладывать небольшой процент запаса для материалов, но он будет разным для каждого вида работ. Например, количество утеплителя для дома обычно считают с понижающим коэффициентом. А если мы покупаем пиломатериалы, то обычно делаем запас в 10–15%. Таблицы расчётов есть в интернете, — подсказывает Ровшан Умаралиев.

Ещё один совет — не покупайте сыпучие материалы на рынке. Лучше обращаться в сетевые магазины вроде Леруа Мерлен, ОБИ, Петрович — там меньше шансов попасть на контрафактную продукцию. Кроме того, если вы купите материала больше, чем нужно, в течение года излишки обычно можно вернуть. Многие сетевики предлагают оформить карту, которая даёт скидку или кешбэк.

Если вы впервые составляете смету, не советую браться за капитальные инженерные работы: водоснабжение, газ, вентиляцию, отопление, ремонт кровли, фасада. На такие работы обязательно должен быть проект, и лучше выбирать специалиста-сметчика с опытом.

Самостоятельно можно посчитать такие работы, как перетяжка потолка в квартире, поклейка обоев, устройство садовых дорожек, озеленение участка.

Как составить смету по новой методике 421/пр в Гранд-Смете 2021?

Как работать по новой методике в новой версии Гранд-Смета 2021?
Какие изменения в программе произошли?

Новая методика 421/пр содержит важные изменения:

• изменена структура локальных сметных расчетов. Позиция сметного расчета – это составной элемент, состоящий из единичной расценки и связанных с ней неучтенных материальных ресурсов
• Изменен порядок формирования итогов по позициям локальной сметы
• изменён порядок применения и округления результатов вычисления поправочных коэффициентов к стоимостным и количественным показателям локальной сметы
• изменена структура итогов локального сметного расчета
• изменены печатной формы документов
• введена новая структура документов. Печатные формы дополнены новыми графами и полями для вывода дополнительных данных
• новый порядок заполнения печатных форм

Как настроить программу Гранд-Смета 2021 для рассчета по новой методике 421/пр?

Если открыть старую смету она автоматически не пересчитается по новой методике 421/пр. Требуется произвести настройки.

По новой методике, при одновременном применения к позиции нескольких коэффициентов – осуществляется перемножение этих коэффициентов, а результирующее значение округляется до 7 знаков после запятой.

• Нажмите квладку Документ -> вкладка Параметры -> Расчет: Общие -> Ставим Галочку Перемножение коэффициентов -> Округление произведения коэффициентов -> выбрать 7 знаков после запятой

Можно использовать шаблоны настроек, которые учитывают:

• применение новой методики
• понижающих коэффициентов к НР и СП
• условия индексации

Вкладка Документ -> кнопка Параметры -> Расчет -> Открывая плюсики выбрать подходящий шаблон
Подробнее о шаблонах почитать в этой статье.

При расчете сметы по методике 421/пр коэффициенты нужно правильно ставить.

• Вкладка Документ -> кнопка Параметры -> Коэффициенты к итогам -> кнопка Справочник -> Выбрать подходящий коэффициент -> Перенести в поле Коэффициенты к итогам
• 

Сделать настройки в нижней части окна
Способ учета коэффициентов — Учитывать коэффициент в каждой позиции
Указать в каких разделах начислять коэффициент
Указать в каких видах работ начислять коэффициент
Ок для подтверждения настроек

Присвоить индекс по категориям

В ПК Гранд-Смета 2021 появилась возможность применять индесы по категориям.
Индекс по категориям можно применять к СМР или к элементам прямых затрат.

Вкладка Документ — кнопка Параметры — кнопка Индексы — выбираем Применять индексы к СМР (либо по статьям затрат) — все расценки станут красным цветом и появится ошибка: Не задан инднекс перевода в тек.цены

Вкладка Документ — кнопка Параметры — кнопка Индексы — подраздел К позициям — кнопка Добавить
Заполняем поля: код, наименование, индекс к СМР

Кнопка Привязка индексов – выбираем по категориям. Внизу появится перечень категорий. Привязываем код индекса категориям (натаскиваем строку с индексом на категорию). Нажимаем ОК для подтверждения операции.

Проверяем начисление индекса.
кнопка Итого (внизу) — Откроются итоги, там указан индекс

Как отобразить вид сметы по новой методике?

Новая методика по приказу 421/пр вводит другой внешний вид локальной сметы (Приложение 2, 3, 4).
Чтобы отобразить на экране смету с видом по новой методике в ПК Гранд-Смете делаем следующие настройки:

• Вкладка Документ -> Кнопка Вид документа -> Выбрать Локальная смета 2020

Итоги по смете будут отображаться и начисляться по новой методике.

Как выгрузить смету в Excel в Гранд-Смете по новым формам?

Не все версии программы Гранд-Смета могут выгрузить смету по новым формам.
Если у в вашей программе нет таких форм, скорее всего нужно обновить версию.

• Вкладка Файл -> Кнопка Формы для печати -> Кнопка Образцы форм -> Папка Локальные сметы -> Выбираем 1.1.Базисно-индексный метод -> выбираем ЛСР по Методике 2020(БИМ) -> В окне экспорта сделать настройки -> нажать ОК для подтверждения действий

Подведем итог по новой версии Гранд-смета 2021:

• удобное начисление результирующего коэффициента (в ранних версиях нет такой возможности)
• автоматическое формирование шифра ресурса по конъюнктурному анализу
• возможность начисления индекса по категориям
• новый вид отображения в сметной программе
• новые шаблоны вывода в Excel, согласно методике 421/пр

Еще больше статей читайте в Базе знаний

Действующий сметчик, сметный блогер
Диляра Сайфутдинова

Как составить смету в Excel

Кто Еще Хочет Научиться Быстро и Качественно Составлять Сметы Любой Сложности в Microsoft Excel На Строительные и Проектные Работы — Без Использования Дорогих Программ?

Дмитрий Родин на данный момент за последние пару лет составил несколько тысяч смет под заказ на разные виды услуг. У него огромный опыт в этой теме, а также в теме обучения сметному делу.

Кроме этого Дмитрий в прошлом году записал подробный видеокурс «Сметное дело без лишних слов». Курс уже изучили более 1500 учеников. Отзывы о курсе вы можете прочитать на сайте Дмитрия Родина или у нас на сайте во вкладке «Отзывы клиентов». В курсе речь шла о работе в программе Гранд Смета.

И вот теперь весь свой многолетний практический опыт автор передал в своем новом видеокурсе «Как составлять сметы в Microsoft Excel», который посвящен именно программе Excel. В состав руководства вошло более 50-ти видео уроков, общая продолжительность которых — более 14 часов.

Одним словом, перед вами практическое пошаговое руководство в видеоформате по созданию смет в Экселе без использования программ (средняя стоимость таких программ — от 10.000 до 44.000 рублей).

Программа Microsoft Excel (и подобные ей программы) установлена на компьютере любого пользователя, поэтому вы сможете качественно работать вообще без денежных вложений. Это значит, что вы не рискуете ничем в плане наружения законодательства и вы не будете платить дополнительные деньги за софт.

Руководство охватывает полностью как технические, так и юридические аспекты и нюансы темы. Самоучитель включает два модуля: модуль «Составление локальных смет» и модуль «Составление проектных смет».

Во-первых, в занятиях этого видео-самоучителя опытный наставник не только обучит вас всем тонкостям темы и вы, немного потренировавшись, станете настоящим профи. Во-вторых, Дмитрий Родин расскажет алгоритм, как вам будучи сметчиком, найти достойную оплату. Вы легко сможете либо устроиться на высокооплачиваемую должность в организацию, либо же сможете работать как фрилансер и выполнять заказы удаленно.

Никакой воды и теории — только важные моменты и наглядные примеры! Пришло время для быстрого старта в этой теме!

Дмитрий Родин

Дмитрий является опытным инженером-сметчиком. За его плечами более 8-ми лет опыта составления различных видов смет. Также он автор обучающих видеокурсов по сметному делу и по основам работы в программе AutoCAD и AutoCAD Architecture.