Cd-m.ru

ПК Журнал СД-М
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Активация и настройка функции автоответа в Outlook

Активация и настройка функции автоответа в Outlook

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.

  1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.


Переход к мастеру создания сообщений


Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону


Сохраняем созданный файл


Вводим название шаблона и выбираем его тип

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.

    В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».


Выбираем пункт «Автоответы»


Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил


Добавление пункта «Автоответы»

В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:

  1. Открыть «Файл »
  2. Перейти в «Параметры ».
  3. Выбрать «Настроить ленту ».
  4. В удобном месте «Создать группу » и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
  5. Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.

Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

Настройка популярных почтовых клиентов для работы с Яндекс.Почтой

Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила ».

Есть вариант поступить на бюджет в МГИМО или только за деньги?

Включение функции автоответа в Outlook 2007

Как уже было сказано ранее, в версиях почтового клиента до 2010 функция автоответа носила название «Заместитель». Для того, чтобы активировать её, следуйте представленной ниже инструкции.

  1. Войдите в меню «Сервис» и из появившегося списка выберите пункт «Заместитель».

Без учётной записи Exchange

Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон » и «Правило », чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.

Включение

Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:

  1. Открываем окно программы .
  2. Выбираем «Новое сообщение ».
  3. Делаем обычное сообщение без указания адресата.
  4. Нажимаем «Сохранить как » и указываем шаблон Outlook.

Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:

  1. На вкладке «Главная » выбрать пункт «Правила ».
  2. Нажать «Создать правило ».
  3. Перейти в раздел «Дополнительно ».
  4. Указать в первом этапе «Адресованные мне » и клацнуть «Далее ».
  5. О.
  6. Нажать на «указанный шаблон » и выбрать созданный ранее документ.
  7. Задать необходимые исключения . Обязательно нужно о, чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
  8. Нажимаем «Готово ».

Отключение

Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:

  1. Открываем «Правила ».
  2. Выбираем «Управление правилами и оповещениями ».
  3. Находим ненужное правило и снимаем галочку .

Назначение функции

При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:

  1. Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
  2. Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
  3. Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
  4. На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

Отключении функции

Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:

  1. Открыть окно настроек автоответа (зависит от версии Outlook – показано выше).
  2. Поставить галочку «Не отправлять автоответы».

Что такое электронная почта (email)? Инфографика

Примеры автоответов на время отпуска

Примерная схема автоматического ответа на время отсутствия (отпуска) выглядит так:

  • Приветствие
  • Уведомление об отсутствии на рабочем месте + даты в формате “с … по … “.
  • Указание причины отсутствия — по желанию и ситуации.
  • Контактная информация лица, замещающего вас частично или полностью. Либо контактная информация нескольких лиц с указанием, к кому и по какому вопросу следует обращаться.

Но, конечно же, структура письма зависит от конкретной ситуации. Автоответы в Outlook 2010 про отпуск, примеры:

⬤ “Здравствуйте! До ХХ.ХХ. я отсутствую в офисе. Пожалуйста, по всем вопросам обращайтесь к моему заместителю Анне Иоановой.

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ Почта

⬤ “Здравствуйте! По причине отпуска я отсутствую в офисе с ХХ.ХХ. по ХХ.ХХ. По срочным вопросам обращайтесь, пожалуйста, к Ивану Грозному.

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ Почта:[email protected]uter.ru”.

⬤ “Добрый день! До ХХ ч. я отсутствую на рабочем месте, поэтому отвечу Вам позже.”

⬤ “Спасибо, что обратились. В настоящее время и до ХХ.ХХ. я нахожусь в отпуске.

С текущими вопросами обращайтесь в ХХХ отдел офиса по телефону: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.” Номер для экстренной связи со мной: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.”

А если ваша организация маленькая и атмосфера внутри команды позволяет некоторые вольности, то можно даже поставить автоответ в Outlook, подобный этому: “Друзья! Я отправился в кругосветку и сейчас болтаюсь где-то в Тихом океане, между Австралией и Бразилией. На ваши письма я буду отвечать по возможности, преимущественно по вечерам. Созвон со всеми, с кем договаривался, будет по плану, в условленное время.”

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:

  1. Перейти в пункт меню «Сервис», далее — «Заместитель».

Как отключить функцию автоответа в Outlook?

Если в процессе включения функции, в настройках, вы не задавали промежуток времени для действия функции, то она будет работать до тех пор, пока вы её не отключите. Алгоритм отключения аналогичен для всех версий почтового клиента. Выполните шаг №1 в инструкции по активации и выберите пункт «Я нахожусь на работе» (в Outlook 2003), «Не отправлять автоответы об отсутствии” ( в Outlook 2007), «Не отправлять автоматические ответы” (в Outlook 2010, 2013, 2016).

Отключаем функцию автоматического ответа

Если отпала необходимость в использовании автоматического ответа, вы можете ее отключить. Для этого есть два способа отключения, выбор которых зависит от того, как вы ее подключали – с аккаунтом Exchange или нет.

В профиле с учетной записью

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

Автоответ в outlook

Переходим во вкладку «Файл»

Автоответ в outlook

Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

Автоответ в outlook

Убираем галочку с варианта, который хотим отключить, нажимаем «ОК»

В профиле без учетной записи

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

Автоответ в outlook

Открываем в меню раздел «Файл»

Автоответ в outlook

Кликаем на раздел «Сведения»

Автоответ в outlook

Нажимаем на иконку «Автоответы»

Автоответ в outlook

Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ», далее подтверждаем действие, нажав на «ОК»

Заместитель – замечательная функция для деловых людей, которым необходимо быть на связи даже тогда, когда они отсутствуют на рабочем месте нежели потом просматривать огромное количество имейлов. Отвечать автоматически намного удобнее, нежели вручную.

Важно! Автоответ будет выслан пользователю единожды, а на остальные сообщения отвечать не сможет. Если вы запустите Outlook вручную, данные счетчика будут обнулены.

Как настроить автоматические ответы в Outlook

Сообщите другим, когда вы не сможете отвечать на электронные письма

Эффективный автоматический ответ об отсутствии на работе в Outlook гарантирует, что пока вас нет, люди знают, что вы недоступны, когда вернетесь, и что им следует делать, если у них есть проблема, требующая немедленного внимания.

Настройка ответа об отсутствии на работе в Outlook зависит от того, находится ли ваша учетная запись электронной почты на сервере Microsoft Exchange, или это учетная запись электронной почты IMAP или POP (например, обычные почтовые службы, такие как Gmail, Yahoo Mail и другие). ,

Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook для Office 365 и Outlook.com.

Как определить, есть ли у вас учетная запись Exchange

Если вы не уверены, используете ли вы Outlook с учетной записью Exchange, посмотрите в строке состояния в нижней части окна Outlook. Если вы используете учетную запись Exchange, вы увидите «Подключен к: Microsoft Exchange» в строке состояния.

Создайте шаблон автоматического ответа по электронной почте

Чтобы настроить автоматический ответ в Outlook для учетной записи электронной почты IMAP или POP (для Exchange см. Далее ниже), используйте функцию правил Outlook. Начните с создания письма с автоответчиком, которое будет отправлено получателям, пока вас нет.

Выберите Новый адрес электронной почты .

Введите Тема для электронного письма и текст сообщения, который сообщает получателю, что вы недоступны.

Сообщите получателям, когда они могут ожидать от вас личного ответа, и осознайте, сколько информации вы раскрываете в своем автоматическом ответе, поскольку раскрытие слишком большого количества информации может представлять риск.

Закончив составление сообщения автоответчика, выберите Файл.

Выберите Сохранить как .

Нажмите стрелку раскрывающегося списка Сохранить как тип и выберите Шаблон Outlook .

Outlook по умолчанию использует тему шаблона в качестве имени в текстовом поле Имя файла . Измените это на все, что вам нравится, чтобы вы знали, что это ваш файл шаблона электронной почты вне офиса.

Выберите Сохранить .

Закройте окно сообщения.

Создание правила автоматического ответа об отсутствии на работе

Следующим шагом для учетных записей электронной почты IMAP или POP является настройка правила Outlook. Это правило отправит ответ, используя шаблон, который вы создали в предыдущем разделе.

Выберите Файл > Информация .

Выберите Управление правилами и оповещениями .

Выберите вкладку Правила электронной почты .

В разделе Применить изменения к этой папке , выберите учетную запись электронной почты, для которой вы создаете автоматический ответ.

У вас будет возможность применить новое правило ко всем учетным записям на более позднем этапе.

Выберите Новое правило .

В разделе Начать с пустого правила выберите Применить правило к полученным сообщениям .

Выберите Далее .

В разделе Шаг 1. Выберите условия , установите флажок Где мое имя в поле Кому .

Правило автоматического ответа отвечает на все входящие письма, если снять все флажки условий.

Выберите Далее .

В разделе Шаг 1. Выберите действие (я) установите флажок ответ с использованием определенного шаблона .

В разделе Шаг 2. Отредактируйте описание правила (щелкните подчеркнутое значение) , выберите ссылку a для конкретного шаблона .

Нажмите стрелку раскрывающегося списка Искать в , затем выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе .

Выделите шаблон, который вы создали.

Выберите Открыть .

В диалоговом окне Мастер правил выберите Далее .

В разделе Шаг 1. Выберите исключение (я) установите флажок , за исключением случаев, когда это автоматический ответ .

Выберите Далее .

В разделе Шаг 1. Укажите имя для этого правила , введите имя для правила автоответа.

В разделе Шаг 2. Параметры правила настройки установите флажок Включить это правило , если вы хотите активировать автоответчик. Если вы не хотите, чтобы автоматический ответ был активен сейчас, снимите флажок.

Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты, в которых вы хотите использовать этот автоответчик, установите флажок Создать это правило для всех учетных записей .

Выберите Готово .

В диалоговом окне Правила и оповещения выберите ОК .

Outlook отправляет автоответчик на адрес каждого письма, полученного один раз за сеанс; второй автоответ отправляется после закрытия и повторного открытия Outlook.

Как включить и отключить автоматические ответы для учетных записей электронной почты IMAP и POP

Для учетных записей электронной почты IMAP и POP включите автоответчик, когда вам это нужно. Перейдите в Файл > Управление правилами и оповещениями > Правила электронной почты , и установите флажок рядом с автоответчиком. Правило, затем выберите ОК .

Чтобы отключить респондент, снимите флажок и выберите ОК .

Автоматические ответы для учетных записей Microsoft Exchange

Если ваша учетная запись электронной почты является учетной записью Microsoft Exchange (вы можете настроить учетную запись Outlook.com как учетную запись Exchange в Outlook), вы можете настроить автоответчик вне офиса непосредственно на сервере. Выполните следующие действия для Outlook 2019, 2016 и Outlook для Office 365.

Выберите Файл > Информация .

Выберите Автоматические ответы .

Выберите Отправить автоматические ответы . Составьте свое автоматическое ответное сообщение в текстовом поле.

Чтобы отключить автоматический ответ, перейдите в диалоговое окно Автоматические ответы и выберите Не отправлять автоматические ответы . Автоответы больше не отправляются.

Необязательно: Установите период времени, в течение которого вы хотите, чтобы автоответчик был активным. Установите флажок Только отправлять в течение этого периода времени . Затем установите Время начала и Время окончания . Только сообщения, полученные в этом диапазоне, получат автоматический ответ.

Если вы работаете внутри компании или организации, у вас могут быть дополнительные опции для ваших автоматических ответов:

  • Внутри моей организации . Это сообщение отправляется сообщениям, полученным от других лиц той же компании или организации, что и вы.
  • За пределами моей организации . Сообщение отправляется людям за пределами вашей организации. Установите флажок Автоответчик за пределами моей организации .

Есть риски безопасности, связанные с автоматическими ответами.

Выберите ОК .

Инструменты автоответчика Outlook и надстройки

Вместо того, чтобы настраивать правило в Outlook вручную, используйте надстройку, такую ​​как Mail Responder для Outlook, или такие инструменты, как Email Responder (FreeBusy) или Auto Reply Manager. Эти инструменты позволяют отправлять только необходимые ответы об отсутствии на работе.

Чтобы централизованно хранить ответы об отсутствии на работе на сервере Exchange (включая шаблоны с полями, объединенными с Active Directory), попробуйте Symprex Out-of-Office Manager.

Как включить автоматические ответы на Outlook.com

Включение автоматических ответов на Outlook.com – это простой процесс. Эта функция предлагает не так много опций, как программное обеспечение Outlook, но она проста в использовании.

На странице почты Outlook.com выберите Настройки > Просмотреть все настройки Outlook .

Выберите Почта > Автоматические ответы .

Включите переключатель Включить автоматические ответы .

Чтобы отключить автоматические ответы, отключите переключатель Автоматические ответы при .

Необязательно: Установите флажок Отправлять ответы только в течение определенного периода времени . Укажите Время начала и Время окончания . Автоматические ответы отправляются только в течение этого периода.

Введите сообщение, которое вы хотите отправить, пока включены автоматические ответы.

Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook

Инструмент для работы с почтой Microsoft Office Outlook обладает рядом полезных функций, помимо стандартной работы с почтой (вроде сортировки и чтения). Среди этих функций Outlook выделяется «Автоответ», который можно использовать, чтобы отправитель понимал, что его сообщение дошло, даже если пользователь не имеет возможности ответить, или находится в отпуске. Многие сервисные центры и службы поддержки активно пользуются этой возможностью.

Назначение функции

При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:

  1. Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
  2. Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
  3. Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
  4. На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

Настройки автоответа

Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета. Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно. О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2016, но имеет пару отличительных черт).

Версии 2010 и выше

Речь идёт о 2010, 2013, 2016 и прочих (скриншоты взяты из версии 2016, которая отличается лишь общим дизайном интерфейса). Также указанный вариант действий подходит и для Office 365, который Microsoft активно продвигают уже несколько лет. Для настройки автоответа от пользователя требуется:

  1. Открыть вкладку «Файл» и перейти в раздел «Сведения».Раздел сведений
  2. Выбрать раздел «Автоответы».Выбор автоответа

Примечание! Чтобы этот пункт присутствовал в меню нужно иметь тип учётной записи «Microsoft Exchange». Если он отсутствует всё равно, то его можно вручную добавить на панель.

Выбор параметров

  1. Отметить флажок «отправлять автоответы»:
    • «Отправлять только в течение…» — позволяет указать между какими датами используется конкретный ответ. Удобно, чтобы поздравить кого-то с праздниками или проинформировать об отсутствии на рабочем месте;
    • «В пределах организации», как и вариант «за пределами…» позволяет выставить разные ответы в зависимости от типа адресата.
  2. Нажать «Ок» и следить за результатами.

Если не указать период в шаге «3», то сообщение будет отправляться постоянно, вплоть до ручной отмены.

Outlook 2007

В Версиях младше 2007 (включительно) не смотря на общее различие в виде интерфейса действует один и тот же алгоритм настройки автоматического ответа:

Заместитель

  1. Открыть вкладку «Сервис».
  2. Выбрать пункт «Заместитель».
  3. Ввести необходимые параметры (рассмотрены выше в пункте 3) и подтвердить действие.

Кроме незначительного различия в порядке активации действует тот самый принцип во всех версиях. Даже окно настроек не претерпело структурных изменений.

Отключении функции

Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:

не отправлять ответы

  1. Открыть окно настроек автоответа (зависит от версии Outlook – показано выше).
  2. Поставить галочку «Не отправлять автоответы».

Без учётной записи Exchange

Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.

Включение

Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:

Ввод сообщения

  1. Открываем окно программы.
  2. Выбираем «Новое сообщение».
  3. Делаем обычное сообщение без указания адресата.
  4. Нажимаем «Сохранить как» и указываем шаблон Outlook.

Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:

  1. На вкладке «Главная» выбрать пункт «Правила».раздел правил
  2. Нажать «Создать правило».
  3. Перейти в раздел «Дополнительно».Дополнительный раздел
  4. Указать в первом этапе «Адресованные мне» и клацнуть «Далее».Выбор параметров
  5. Отмечаем «ответить, используя указанный шаблон».Функция ответа
  6. Нажать на «указанный шаблон» и выбрать созданный ранее документ.
  7. Задать необходимые исключения. Обязательно нужно отмечать «кроме автоответов», чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.Ввод исключений
  8. Нажимаем «Готово».Подтверждение действий

Отключение

Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:

  1. Открываем «Правила».
  2. Выбираем «Управление правилами и оповещениями».Управление правилами
  3. Находим ненужное правило и снимаем галочку.Отключаем функции

Добавление пункта «Автоответы»

В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:

  1. Открыть «Файл»
  2. Перейти в «Параметры».Вход в параметры
  3. Выбрать «Настроить ленту».
  4. В удобном месте «Создать группу» и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
  5. Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.Включить автоответ

Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила».

Создание автоматического ответа в Outlook

Microsoft Outlook — одна из самых популярных программ для работы с электронной почтой. В ней имеется множество очень удобных и полезных функций, которые позволяют существенно упростить процесс обмена почтовыми сообщениями. Многие пользователи попадали в ситуацию, когда у них долгое время не получалось ответить на чьё-то письмо. Чтобы человек, с которым вы ведёте переписку, не думал, что вы его игнорируете, можно настроить автоматическую отправку писем. Эта функция крайне полезна и пригодится каждому. В это статье подробно рассмотрим, как настроить автоответ в Outlook. Давайте разбираться. Поехали!

Автоответы в Outlook

Общий принцип настройки

Чтобы настроить автоматическую отправку писем в Microsoft Outlook, запустите программу и откройте раздел «Главная». Далее кликните «Новые элементы» и в выплывающем списке наведите курсор на пункт «Сообщение в формате», а затем выберите «Обычный текст».

Создание сообщения для автоответа в Outlook

После этого необходимо написать текст письма, которое будет автоматически отправляться. Затем перейдите к меню «Файл» и нажмите «Сохранить как». Перед вами откроется окно, где нужно ввести имя сохраняемого файла и его тип. В поле «Тип файла» укажите «Шаблон Outlook (*.oft)». Щёлкните по кнопке «Сохранить».

Текст сообщения для автоответа

Теперь снова откройте меню «Файл». Выберите раздел «Правила и оповещения». В появившемся окне кликните по кнопке «Новое». Перед вами появится список, из которого необходимо выбрать шаблон. Опуститесь до раздела «Начать с пустого правила», выделите пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям» и щёлкните по кнопке «Далее».

Пункт «Сохранить как» в Outlook

На следующем этапе необходимо отметить птичкой желаемые условия отбора. Например, высылать ответ только на письма с определённой пометкой (адресом, заголовком) или только на e-mail с текстом и так далее. Отметив все необходимые пункты, нажмите «Далее».

Выбор формата для сохранения шаблон автоответа

Теперь выберите, что следует сделать с сообщением. Например, «Ответить, используя <указанный шаблон>». В нижней части окна расположена ссылка <указанный шаблон>. Кликните по ней и укажите путь к сохранённому ранее файлу с шаблоном, нажав кнопку «Открыть». Удостоверьтесь в том, что путь был указан правильно. Остаётся нажать кнопки для подтверждения и завершения операции. Готово. После этого во всех указанных вами случаях будет автоматически отправляться только что созданное письмо.

Сохранение шаблона автоответа

Outlook 2007

Несмотря на то, что самая ранняя версия Microsoft Outlook вышла уже более 10 лет назад, ей всё также продолжают активно пользоваться владельцы слабых и устаревших ПК.

Функция автоответа в Outlook 2007 имеет название «Заместитель». Чтобы перейти непосредственно к настройке, нажмите на вкладку «Сервис» и в выпадающем списке выберите «Заместитель». В следующем диалоговом окне установите флажок напротив строки «Меня нет на работе» и впишите текст сообщения, которое будут получать люди, когда вы отсутствуете на рабочем месте.

Обращаем ваше внимание, что правила обработки уведомлений расположены в этом же окошке под полем ввода письма. По завершению всех операций закройте меню нажатием на кнопку «Ок».

Outlook 2010

Настройка автоматического ответа в Microsoft Outlook 2010 осуществляется из меню «Файл» → «Сведения» → «Автоответы». По умолчанию эта опция отключена, поэтому её необходимо активировать, нажав на текст «Отправлять автоответы».

Создание нового правила в Outlook 2010

Правила и оповещения в Outlook 2010

Помимо этого, у пользователей есть возможность установить временной промежуток, в течение которого данная функция будет действовать. Чтобы это сделать, поставьте галочку рядом со строкой «Отправлять только в течение следующего периода», а затем укажите точные время и дату работы автоматических сообщений. Этот пункт будет крайне полезен в тех случаях, если у вас запланирован отпуск или командировка.

Правила и оповещения в Outlook 2010

Создание пустого правила в Outlook 2010

Следующим шагом нужно придумать и ввести текст письма, предназначенный для ваших получателей. Также мы советуем открыть вкладку «За пределами организации», отметить флажком «Автоответ за пределами организации» и продублировать текст в соответствующее поле ввода. Таким образом, каждый отправитель будет своевременно оповещён о вашем отсутствии.

Выбор условия для выполнения правила в Outlook 2010

Подтверждение правила в Outlook 2010

Но это ещё не всё! Функционал программы позволяет задать определенные правила обработки для автоответчика, кликнув на кнопку «Правила» в этом же окошке. Создайте новое правило, нажатием на «Добавить». Это меню позволяет настроить отправку таким образом, чтобы письма от конкретных людей пересылались кому-либо ещё, например, коллегам. Или создать фильтр для писем, тема которых включает в себя слово «счёт», и автоматически отправлять их в бухгалтерию.

Выбор действия для правила в Outlook 2010

Выбор шаблона для автоответа в Outlook 2010

Настройка исключений для автоответа в Outlook 2010

Завершите настройку двойным щелчком по клавише «Ок».

Завершение настройки автоответа в Outlook 2010

Outlook 2013 и 2016

Настройка в этих версиях фактически ничем не отличается, поэтому мы решили их совместить. Первым делом запустите Outlook и перейдите в меню «Файл» слева вверху. Далее нажмите «Сведения» → «Автоответы». Открывшееся окно визуально очень похоже на версию 2010 года. Для включения функции поменяйте переключатель на положение «Отправлять автоответы».

Автоответы в Outlook 2013

Причём вы можете установить временные рамки, в течение которых статус автоматических сообщений будет активен. Это делается при помощи галочки напротив соответствующего пункта. Данный метод особенно эффективен, если нужно выставить, например, дату начала и дату окончания отпуска.

После корректировки начальных параметров заполните поле с ответным сообщением. При желании можете воспользоваться инструментами редактирования, в частности, изменить расположение, размер и цвет шрифта.

Во вкладке «За пределами организации» рекомендуем также вписать соответствующее уведомление, чтобы в результате вашего отсутствия все были вовремя оповещены.

Настройка автоответов в Outlook 2013

Ещё одна полезная опция «Правила», находящаяся на этой же панели. С её помощью можно обрабатывать входящие письма, придерживаясь определённых условий. Эта настройка имеет множество применений и соответствующих параметров, поэтому не составит никакого труда добавить выборку по адресантам или ключевым словам и на этой основе выполнять какое-либо действие.

После всех внесённых изменений сохраните настройки двойным нажатием на «Ок». Чтобы внести любые правки и произвести полное отключение, вернитесь в меню «Пуск» → «Сведения» → «Автоответы»

Облачная версия Outlook

Включение и настройка автоматических ответов на сайте Outlook.com — не сложный процесс. Конечно, веб-версия имеет ограниченные возможности по сравнению с ПО Outlook, однако, её преимущество в доступности и простоте использования.

Просмотр всех параметров Outlook

Зайдите на главную страницу официального сайта и выберите раздел «Настройки» → «Посмотреть все настройки Outlook», а затем пункт «Почта» → «Автоматические ответы». Передвиньте переключатель «Включить автоматические автоответы».

Пункт «Автоматические ответы»

Включение автоматических ответов

На этой же страничке вы можете установить период времени, когда будут действовать ответы, заполнив поля с датой и временем. Полезное при определенных обстоятельствах условие, не является обязательным. Если заинтересованы — ставьте галку, если нет — смело пропускайте.

Настройка периода автоответов

Теперь самое главное, необходимо ввести ответный текст, который будет содержаться в исходящем письме.

После ввода сообщения советуем обратить внимание на пункт «Отправлять ответы только контактам», который предназначен для отправки только тем адресатам, которые находятся у вас в контактах. Зафиксируйте свой выбор галкой рядом с этой строчкой. В завершение нажмите «Сохранить».

Сохранение настроек автоответа

Настройка автоответчика Outlook на телефоне

Не всегда есть возможность воспользоваться компьютером или ноутбуком, чтобы настроить автоответчик в Outlook. В таких ситуациях это можно сделать при помощи мобильного устройства. Общий принцип такой же простой и не вызовет сложностей у большинства пользователей. Однако мы составили для вас инструкцию, чтобы наверняка расставить всё по местам.

Запустите приложение, а затем перейдите в «Меню» (три вертикальные точки) → «Настройки». Далее выберите «Настройки электронной почты» → «Автоматические ответы». Введите текст уведомления и сохраните его, нажав на «Ок».

Настройки электронной почты Outlook на iPhone

Для каждой отдельной ситуации можно создать соответствующий автоответ. Это поможет автоматизировать отправку почтовых сообщений, сэкономить время и не терять связь с друзьями, клиентами или коллегами. Вы также можете сделать подобный автоответчик на период отпуска.

Теперь вы знаете, как сделать автоответ в Outlook. Как видите, делается это очень просто и быстро, при этом вы существенно упрощаете для себя ведение переписки. Пишите в комментариях, была ли полезной для вас эта статья, и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.

голоса
Рейтинг статьи
Читать еще:  Как сделать строчки в Ворде
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector